Hollanda’daki her limited şirket (BV), haklarının ve yükümlülüklerinin her an bilinebileceği şekilde kayıt tutmak ve bu kayıtları yedi yıl saklamak zorundadır. Gayrimenkullere ilişkin kayıtlar ile AB’nin One Stop Shop KDV rejimine ilişkin kayıtlar ise on yıl saklanmalıdır. Defterler ayrıca BV’nin KDV beyannamelerinin, kurumlar vergisi beyannamesinin ve yıllık hesaplarının (jaarrekening) temelini oluşturur; bunların her birinin kendi son tarihi vardır.
Bu rehberde kanunun bir Hollanda BV’sinden neleri kaydetmesini istediğini, kayıtların ne kadar süre saklanacağını, defter tutmanın hangi son tarihlere yetişmesi gerektiğini ve kayıtlar düzgün olmadığında neler olacağını açıklıyoruz. Aynı kurallar anonim şirket (NV) için de, kuralların çoğu ise vakıf (stichting) için de geçerlidir.
Defter Tutma Yükümlülüklerine Kısa Bakış
- Kim sorumludur: yönetim kurulu. Defter tutma için dış kaynak kullanılsa bile sorumluluk yöneticilerde kalır.
- Neler tutulmalı: büyük defter, alacaklar ve borçlar, stok, alışlar ve satışlar, BV’nin personeli varsa bordro ile bunların dayanağı olan faturalar, banka hesap özetleri ve sözleşmeler dâhil eksiksiz kayıtlar.
- Ne kadar süre: yedi yıl; gayrimenkul verileri ile One Stop Shop (OSS) KDV kayıtları için on yıl.
- Kâğıt veya dijital: ikisine de izin verilir. Dijital kayıtlar, onları açmak için gereken yazılımla birlikte okunabilir kalmalıdır.
- KDV beyannameleri: genellikle üç ayda bir, üç aylık dönemi izleyen ayın son gününe kadar.
- Kurumlar vergisi: takvim yılı için beyanname, ek süre verilmedikçe izleyen yılın 1 Haziran tarihine kadar verilmelidir.
- Yıllık hesaplar: yıl sonundan itibaren beş ay içinde hazırlanır ve yıl sonundan itibaren en geç 12 ay içinde Hollanda Ticaret Odasına (KVK) sunulur.
- Risk: iflas durumunda yetersiz kayıtlar, yöneticilerin şirketin borçlarından kişisel olarak sorumlu tutulmasına yol açabilir.
Yasal Kayıt Tutma Yükümlülüğü
İki grup kural uygulanır. Hollanda Medeni Kanunu (madde 2:10) uyarınca bir BV’nin yönetim kurulu, şirketin mali durumuna ve faaliyetlerine ilişkin kayıtları, şirketin hakları ve yükümlülükleri her an bilinebilecek şekilde tutmak zorundadır. Yönetim kurulu bu defterleri ve belgeleri yedi yıl saklamalıdır.
Vergi mevzuatı da kendi saklama yükümlülüğünü getirir. Hollanda Vergi İdaresi (Belastingdienst) her vergi beyannamesinin dayanağı olan kayıtları isteyebilir ve saklama yükümlülüğü işletme kapandıktan sonra da sürer: Feshedilmiş bir şirketin kayıtları, şirketin sona ermesinden itibaren yedi yıl saklanmalıdır.
Bir BV’nin Kaydetmesi Gerekenler
Vergi İdaresi, kayıtların temelini oluşturan bilgileri “temel veriler” (basisgegevens) olarak adlandırır. Bu veriler her durumda yedi yılın tamamı boyunca saklanmalıdır:
- büyük defter;
- alacak ve borç hesapları;
- stok kayıtları;
- alış ve satış kayıtları;
- BV’nin çalışanları varsa bordro kayıtları;
- üçüncü kişilerin vergilendirilmesi açısından önem taşıyan veriler.
Uygulamada bir BV’nin defterleri şunları da içerir:
- Hollanda’daki fatura şartlarını karşılaması gereken tüm satış faturalarının kopyaları ve alış faturalarının asılları;
- banka hesap özetleri, kasa kayıtları ve ödeme platformu raporları;
- kira, kredi, tedarikçi ve müşteri sözleşmeleri gibi sözleşmeler;
- duran varlıkların ve amortismanlarının kaydı;
- BV ile hissedar yöneticisi arasındaki cari hesap;
- transfer fiyatlandırması kurallarının gerektirebileceği, grup şirketleriyle yapılan işlemlere ilişkin sözleşmeler ve fiyatlandırma;
- KDV beyannameleri ve bunların dayanağı olan hesaplamalar.
Kayıtların Saklama Süreleri
| Kayıt türü | Saklama süresi |
|---|---|
| Temel veriler (büyük defter, alacaklar ve borçlar, stok, alışlar ve satışlar, bordro) | 7 yıl |
| Gayrimenkullere ve gayrimenkul üzerindeki haklara ilişkin veriler | 10 yıl |
| One Stop Shop (OSS) KDV rejimleri üzerinden beyan edilen satışlar | 10 yıl |
| Diğer kayıtlar | 7 yıl veya Hollanda Vergi İdaresi ile anlaşılırsa daha kısa |
| Feshedilmiş bir BV’nin kayıtları | BV’nin sona ermesinden itibaren 7 yıl |
Süre, bir kaydın güncelliğini yitirdiği andan itibaren başlar. Örneğin dört yıllık bir kira sözleşmesi, yürürlükte olduğu sürece kayıtlarda yer alır; yedi yıllık süre sözleşme sona erdiğinde başlar. Vergi İdaresi ile daha kısa süreler konusunda yapılan bir anlaşma hiçbir zaman temel verileri kapsamaz ve diğer kamu kurumlarını bağlamaz.
Kâğıt veya Dijital Kayıtlar
Bir BV kayıtlarını dijital olarak tutabilir ve kâğıt kayıtlarını dijital ortama aktarabilir; yeter ki aktarım eksiksiz ve doğru olsun, veriler de saklama süresinin tamamı boyunca erişilebilir ve okunabilir kalsın. Bunun istisnası, yönetim kurulunun her yıl kâğıt üzerinde hazırladığı bilanço ile gelir-gider tablosudur: Bunları kâğıt üzerinde saklayın.
Dijital dosyaların çıktısını almak yeterli değildir. Kayıtlar bir muhasebe yazılımında tutuluyorsa dosyalar, onları okumak için gereken yazılımla birlikte bir inceleme sırasında erişilebilir ve çalışır durumda olmalıdır. Yeni bir muhasebe programına geçmeden önce bunu kontrol edin.
Defterlerinizin Hazır Olması Gereken Son Tarihler
| Yükümlülük | Son tarih (mali yıl takvim yılıyla aynıysa) |
|---|---|
| KDV beyannamesi | Genellikle üç ayda bir, üç aylık dönemi izleyen ayın son gününe kadar (örneğin Ocak–Mart dönemi için 30 Nisan). Bazı işletmeler aylık veya yıllık beyanname verir |
| Bordro vergisi (loonheffing) beyannamesi | BV’nin çalışanları varsa her ay (veya dört haftada bir) |
| Kurumlar vergisi beyannamesi | İzleyen yılın 1 Haziran tarihine kadar; genellikle beş aylık ek süre (1 Kasım’a kadar) alınabilir |
| Yıllık hesaplar | Yıl sonundan itibaren beş ay içinde (31 Mayıs) hazırlanır, bu süre yalnızca özel koşullarda en fazla beş ay uzatılabilir; onaydan itibaren sekiz gün içinde ve yıl sonundan itibaren en geç 12 ay içinde KVK’ya sunulur. Ayrıntılar için yıllık hesapların son sunma tarihi yazımıza bakın |
Hiç hasılatı olmayan bir BV de kayıt tutmak, kurumlar vergisi beyannamesi vermek ve yıllık hesaplarını KVK’ya sunmak zorundadır. KDV’ye kayıtlıysa, beyan edilecek bir şey olmasa bile KDV beyannamelerini de verir.
Küçük işletmeler rejimini (KOR, yıllık €20.000’e kadar ciro için) kullanan işletmeler KDV beyannamesi vermez, ancak kayıtlarını tutmaya devam etmek zorundadır.
Kayıtlar Düzgün Değilse Ne Olur
- Vergi: Vergi İdaresi vergiyi tahmini olarak belirleyebilir; geç verilen veya hiç verilmeyen beyannameler para cezalarına yol açabilir.
- İflasta yönetici sorumluluğu: yönetim kurulu usulüne uygun kayıt tutmamışsa (Medeni Kanun madde 2:10) veya yıllık hesapları zamanında sunmamışsa (madde 2:394), görevini gereği gibi yerine getirmemiş sayılır ve bunun iflasın önemli bir nedeni olduğu karine olarak kabul edilir. Bu durumda her yönetici, iflasta ödenmeden kalan borçlardan kişisel olarak sorumlu tutulabilir (madde 2:248). Önemsiz eksiklikler dikkate alınmaz.
- Denetimler ve bankalar: eksik defterler yıllık hesapları, gerekli olduğu durumlarda bağımsız denetimi ve banka ya da yatırımcı incelemelerini geciktirir.
Defterleri Kendiniz Tutmak veya Dış Kaynak Kullanmak
Hollanda hukuku, bir BV’nin muhasebeciyle çalışmasını zorunlu kılmaz. Küçük BV’lerin birçok sahibi defterlerini muhasebe yazılımıyla kendisi tutar. Yabancı sermayeli BV’ler ise çoğu zaman dış kaynak kullanımına başvurur; çünkü Hollanda’nın KDV, kurumlar vergisi ve yıllık hesap kuralları ile yukarıdaki son tarihler yurt dışından kolayca gözden kaçabilir. Her iki durumda da kayıtlardan yöneticiler sorumlu olmaya devam eder.
NetherBridge Partners Nasıl Yardımcı Olur
Hollanda BV’lerinin ve uluslararası grupların defterlerini İngilizce olarak tutuyoruz: işlemlerin kaydedilmesi, mutabakatlar, KDV beyannameleri, kurumlar vergisi beyannameleri, yıllık hesaplar ve bunların KVK’ya sunulması. Defter tutma ve muhasebe hizmetlerimize ve muhasebe ve finansal yönetim sayfamıza göz atın ya da fiyat teklifi için bizimle iletişime geçin.
Bu yazıdaki kurallar ve tutarlar, Kasım 2026’da Hollanda Vergi İdaresi, business.gov.nl, KVK ve Hollanda Medeni Kanunu ile karşılaştırılarak kontrol edilmiştir.
Sıkça Sorulan Sorular
Bir Hollanda BV’si kayıtlarını ne kadar süre saklamalıdır?
Yedi yıl. Gayrimenkullere ilişkin kayıtlar ile One Stop Shop KDV rejimi kapsamındaki satışlara ilişkin kayıtlar on yıl saklanmalıdır. Feshedilmiş bir BV’nin kayıtları, BV’nin sona ermesinden itibaren yedi yıl saklanmalıdır.
Bir Hollanda BV’sinin muhasebeciye ihtiyacı var mıdır?
Kanunen hayır. Yöneticiler defterleri kendileri tutabilir. Yetkili bir denetçinin yaptığı bağımsız denetim yalnızca orta ölçekli ve büyük şirketler için zorunludur.
Bir Hollanda BV’sinin defterleri İngilizce tutulabilir mi?
Evet. Kanun kayıtlar için bir dil öngörmez; hissedarlar karar verirse yıllık hesaplar da İngilizce hazırlanabilir.
Kayıtları yalnızca dijital olarak tutabilir miyim?
Evet; yeter ki kayıtlar, onları açmak için gereken yazılım da dâhil olmak üzere saklama süresinin tamamı boyunca eksiksiz, erişilebilir ve okunabilir kalsın. Bilanço ile gelir-gider tablosu ise ayrıca kâğıt üzerinde de saklanmalıdır.
BV’min hiç hasılatı yoksa ne olur?
BV’niz yine de kayıt tutmak, kurumlar vergisi beyannamesi vermek ve yıllık hesaplarını KVK’ya sunmak zorundadır. KDV’ye kayıtlıysa, beyan edilecek bir şey olmasa bile KDV beyannamelerini de verir.
Defterler usulüne uygun tutulmazsa kim sorumlu olur?
Yöneticiler. İflas durumunda yetersiz kayıtlar veya yıllık hesapların geç sunulması, her yöneticiyi ödenmeden kalan borçlardan kişisel olarak sorumlu kılabilir.
