Skip to main content
Hollanda şirketleri için kurumsal idari destek

Hollanda’da Şirket Sekretarya Hizmetleri

Hollanda şirketinizin kurumsal kayıtlarını, kararlarını ve sicil bilgilerini düzenli ve güncel tutun.

NetherBridge Partners; Hollanda BV’lerine, yabancı ortaklı iştiraklere, uluslararası gruplara ve Hollanda dışında ikamet eden yöneticilere pratik şirket sekretarya desteği sağlar.

Şirket dosyasının düzenlenmesine, şirket belgelerinin hazırlanmasına, KVK ve UBO değişikliklerinin koordinasyonuna yardımcı olur; gerektiğinde şirketi muhasebecisi, vergi danışmanı, hukuk danışmanı veya medeni hukuk noteriyle koordine ederiz.

Sekretarya ihtiyacınızı görüşün Hizmet kapsamını inceleyin
Kısa cevap

Şirket sekretarya hizmetleri nedir?

Şirket sekretarya hizmetleri; bir şirketin kurumsal kayıtlarını düzenlemesine, resmî kararlarını belgelemesine, tekrar eden yükümlülüklerini takip etmesine ve değişiklikleri ilgili Hollanda kurumları ve profesyonel danışmanlarla koordine etmesine yardımcı olur.

Bir Hollanda BV’sinin, bazı diğer ülkelerde bulunan resmî şirket sekreteri pozisyonuyla aynı nitelikte ayrı bir görevli ataması genellikle gerekmez. Şirketin yönetilmesinden ve ilgili yükümlülüklerin yerine getirilmesinden yöneticiler sorumludur.

Sekretarya desteği, yöneticilerin ve ortakların ilgili kayıtları, belgeleri ve takip işlemlerini yapılandırılmış biçimde yönetmesini sağlar. Uygun kapsam; şirketin hukuki yapısına, esas sözleşmesine, ortaklık yapısına, faaliyetlerine ve mevcut kayıtlarına bağlıdır.

Hizmet kapsamı

Şirket sekretarya hizmetlerimize neler dahildir?

Hizmet, sürekli destek veya belirli bir kurumsal işlem için düzenlenebilir. Çalışmaya başlamadan önce görevleri, sorumlulukları, gerekli belgeleri ve üçüncü taraf katılımını netleştiririz.

01

Şirket kayıtları ve şirket dosyası

Kuruluş senedinin, esas sözleşmenin, KVK belgelerinin, kararların, tutanakların, vekâletnamelerin ve diğer önemli kurumsal kayıtların düzenli bir şirket dosyasında tutulmasına yardımcı oluruz.

02

Ortaklar pay defteri desteği

Şirketin ortaklık bilgilerinin incelenmesine ve güncellenmesine yardımcı oluruz. Pay devirleri ve paylara bağlı bazı haklar Hollandalı bir medeni hukuk noterinin katılımını gerektirebilir.

03

Yönetim ve ortak belgeleri

Rutin kurumsal kararlar için gündem, yazılı karar, onay belgesi ve toplantı tutanağı hazırlayabiliriz. Daha kapsamlı yönetim süreçleri, yönetim kurulu ve kurumsal yönetişim desteği kapsamında ele alınabilir.

04

KVK değişiklik koordinasyonu

Yöneticiler, yetkili temsilciler, adresler, faaliyetler ve Hollanda Ticaret Sicili’nde kayıtlı diğer bilgilerle ilgili değişikliklerin hazırlanmasını ve koordinasyonunu destekleriz.

05

UBO kaydı ve güncellemeleri

Mülkiyet ve kontrol bilgilerinin toplanmasına, bir kurumsal işlemin mevcut UBO kaydını etkileyip etkilemediğinin incelenmesine ve gerekli güncelleme adımlarının koordine edilmesine yardımcı oluruz.

06

Yıllık kurumsal takvim

Yıllık hesapların onay belgeleri, şirket kararları ve muhasebe veya vergi ekipleriyle koordinasyon dahil tekrar eden kurumsal işlemlerin takip edilmesine yardımcı oluruz.

07

Şirket değişiklikleri desteği

Yöneticilerin, ortakların, mülkiyet yapısının veya diğer şirket bilgilerinin değişmesi hâlinde gereken belgelerin ve işlem listesinin hazırlanmasına destek oluruz.

08

Uzman ve kurum koordinasyonu

Talep edilen kurumsal işlem başka bir uzmanın katılımını gerektirdiğinde muhasebeciler, vergi danışmanları, hukukçular, medeni hukuk noterleri, bankalar ve Hollanda kurumlarıyla koordinasyon sağlarız.

Her şirket farklıdır. Bir kurumsal değişiklik için gereken işlemler esas sözleşmeye, ortaklık düzenlemelerine, mülkiyet yapısına, mevcut kayıtlara ve planlanan kararın niteliğine bağlıdır.
Uluslararası şirket desteği

Şirket sekretarya hizmetlerini kimler kullanır?

Bu hizmet, şirket içinde Hollanda kurumsal idaresini yöneten ayrı bir ekip bulunmadığında veya önemli kararlar başka bir ülkeden yönetildiğinde özellikle faydalıdır.

BV

Yabancı ortaklı Hollanda BV’leri

Yabancı ortaklar, Hollanda şirket kayıtları, kararlar, sicil değişiklikleri ve profesyonel danışmanlarla iletişim için yerel bir koordinasyon noktası kullanabilir.

İŞ

Hollanda iştirakleri

Hollanda şirketinin belgelerini ve compliance işlemlerini yabancı ana şirketin onay süreçleriyle uyumlu hâle getirmeye yardımcı oluruz.

YY

Yurt dışındaki yöneticiler

Hollanda dışında bulunan yöneticiler, Hollanda belgeleri, kurumsal yazışmalar, gerekli imzalar ve takip işlemleri konusunda pratik destek alabilir.

UG

Uluslararası gruplar

Bir veya daha fazla Hollanda şirketi bulunan grupların tutarlı kayıtlara, mülkiyet bilgilerine, karar belgelerine ve grup hukuk veya finans ekipleriyle koordinasyona ihtiyacı olabilir.

BŞ

Büyüyen Hollanda şirketleri

Yatırımcılar, yöneticiler, finansman düzenlemeleri veya raporlama yükümlülükleri daha karmaşık hâle geldiğinde ek kurumsal yapı gerekebilir.

EK

Eksik kayıtları bulunan şirketler

Mevcut şirket dosyasını inceleyebilir, eksiklikleri belirleyebilir ve kayıtların yeniden oluşturulması veya güncellenmesi için gerekli adımları koordine edebiliriz.

Kurumsal işlemler

Hollanda şirketiniz ne zaman desteğe ihtiyaç duyabilir?

Kurumsal değişiklikler aynı anda birden fazla belgeyi ve sicil kaydını etkileyebilir. Aşağıdaki tablo pratik bir başlangıç noktasıdır; gerekli işlemler şirketin koşullarına göre kontrol edilmelidir.

Kurumsal işlem Olası şirket belgeleri Olası takip işlemleri
Yönetici atanması veya ayrılması Ortaklar veya yönetim kararı, kabul ya da istifa belgesi ve güncel yetki kayıtları. KVK bildirimi ve UBO bilgilerinin veya banka yetkilerinin etkilenip etkilenmediğinin incelenmesi.
Kayıtlı adres değişikliği Gerektiğinde şirket içi onay belgeleri ve yeni adrese ilişkin kanıt. KVK güncellemesi, yazışma bilgilerinin değiştirilmesi ve ilgili danışman veya hizmet sağlayıcılara bildirim.
Faaliyet değişikliği Yeni veya değiştirilen faaliyetlerin açıklaması ve gerektiğinde şirket içi onay. KVK güncellemesi ve olası vergi, KDV, lisans, sigorta veya bankacılık incelemesi.
Pay devri Onaylar, işlem belgeleri, mülkiyet bilgileri ve mevcut ortaklar pay defteri. Hollandalı medeni hukuk noterinin katılımı, pay defteri güncellemesi ve UBO incelemesi.
Mülkiyet veya kontrol değişikliği Güncel mülkiyet şeması, işlem belgeleri ve destekleyici UBO bilgileri. UBO güncellemesi, KVK incelemesi ve banka veya diğer taraflara olası bildirimler.
Esas sözleşme değişikliği Ortak onayları ve önerilen değişiklikler. Noter senedi, KVK koordinasyonu ve şirket dosyasının güncellenmesi.
Yıllık hesapların onaylanması Yıllık hesaplar, yönetim belgeleri ve ortak onay kararı veya tutanağı. Muhasebeciyle koordinasyon ve uygulanabilir süre içinde KVK dosyalaması.
Temettü kararı Ortaklar kararı, yönetim onayı ve destekleyici finansal bilgiler. Ödeme öncesi kurumsal, finansal ve vergisel inceleme ile gerekli vergi bildirimleri.
Yatırım, finansman veya satış Onaylar, vekâletnameler, mülkiyet kayıtları ve destekleyici şirket belgeleri. İşlem danışmanları, bankalar, yatırımcılar, hukukçular veya noterlerle koordinasyon.
Net sorumluluklar

Kim ne yapar?

Bir şirket, tek bir kurumsal işlem için birden fazla uzmana ihtiyaç duyabilir. Her kişinin rolünün tanımlanması eksik belgeleri, tekrarlanan çalışmaları ve sorumluluk belirsizliğini önlemeye yardımcı olur.

Rol Temel sorumluluk Tipik katılım
Yöneticiler Şirketi yönetir, yönetim kararlarını alır ve görevlerine bağlı sorumlulukları yerine getirir. İşlemleri onaylar, bilgi sağlar, belgeleri imzalar ve compliance sürecini gözetir.
Ortaklar Kanun, esas sözleşme ve ilgili anlaşmalarla kendilerine tanınan hakları ve karar yetkilerini kullanır. Yöneticileri atar, yıllık hesapları onaylar ve uygulanabilir diğer saklı konuları karara bağlar.
Şirket sekretarya desteği Şirket kayıtlarını düzenler, rutin belgeleri hazırlar ve kararlaştırılan işlemleri koordine eder. Şirket dosyası, kararlar, tutanaklar, takvimler, KVK ve UBO koordinasyonu.
Muhasebeci veya defter tutma uzmanı Kararlaştırılan kapsamda finansal kayıtları tutar ve finansal raporlamayı hazırlar. Muhasebe, yıllık hesaplar, finansal bilgiler ve dosyalama desteği.
Medeni hukuk noteri Hollanda noter senedi veya başka bir noterlik işlemi gerektiren konuları tamamlar. Kuruluş, pay devirleri, esas sözleşme değişiklikleri ve bazı yeniden yapılandırmalar.
Avukat veya hukuk danışmanı Kararlaştırılan profesyonel kapsamda hukuki analiz ve temsil sağlar. Karmaşık kurumsal konular, sözleşmeler, uyuşmazlıklar, yönetişim ve işlemler.
Şirketler hukuku hizmetleri Muhasebe ve raporlama Vergi uyum hizmetleri
Yaklaşımımız

Şirket sekretarya süreci nasıl işler?

Şirketin mevcut durumunu ve ihtiyaç duyduğu desteği inceleyerek başlarız. Böylece acil düzeltmeleri, tekrar eden idari işlemlerden ve gelecekteki kurumsal kararlardan ayırabiliriz.

ADIM 01

Şirketi anlama

Şirket türünü, mülkiyet yapısını, yöneticileri, faaliyetleri ve talep edilen desteği inceleriz.

ADIM 02

Kayıtları toplama

Mevcut kuruluş, ortaklık, UBO, sicil, karar ve yıllık hesap belgelerini toplarız.

ADIM 03

Şirket dosyasını inceleme

Mevcut kayıtları şirketin güncel yapısıyla karşılaştırır ve eksik veya tutarsız bilgileri belirleriz.

ADIM 04

Eylem listesi hazırlama

Gerekli belgeleri, kararları, başvuruları, uzman katılımını ve müşteriden istenecek bilgileri belirleriz.

ADIM 05

Hazırlama ve koordine etme

Belgeler ve kararlaştırılan bildirimler ilgili yöneticiler, danışmanlar ve kurumlarla hazırlanır veya koordine edilir.

ADIM 06

Sürdürme ve takip

Sürekli hizmetlerde şirket dosyası, açık işlemler ve tekrar eden kurumsal takvim güncel tutulur.

Dosyanın hazırlanması

Hangi belgeler gerekebilir?

Gerekli belgeler, şirketin sürekli desteğe, kayıt incelemesine veya belirli bir kurumsal değişiklik için yardıma ihtiyaç duymasına göre değişir.

Bazı belgeler eksikse NetherBridge Partners mevcut bilgilerle başlayabilir ve hangi belgelerin temin edilmesi, yeniden oluşturulması veya güncellenmesi gerektiğini belirleyebilir.

Kuruluş senedi
Şirketin ilk noter belgeleri dahil.
Güncel esas sözleşme
Esas sözleşmenin en son sürümü.
KVK belgesi
Güncel Hollanda Ticaret Sicili bilgileri.
Ortaklar pay defteri
Şirketin mülkiyet ve pay kayıtları.
UBO bilgileri
Güncel mülkiyet, kontrol ve destekleyici belgeler.
Mülkiyet şeması
Özellikle yabancı ortaklı veya çok katmanlı yapılar için.
Önceki kararlar
Yönetim ve ortak kararları ile toplantı tutanakları.
Yıllık hesaplar
Yakın tarihli finansal tablolar ve onay belgeleri.
Yönetici bilgileri
Uygun olduğu yerde kimlik, adres ve yetki bilgileri.
Resmî yazışmalar
KVK, vergi idaresi veya diğer kurumlardan gelen ilgili yazılar.
Hollanda kayıtları

Önemli şirket idaresi konuları

Süreler ve bildirim yöntemleri şirkete ve kurumsal işleme göre değişir. Bu konular şirketin iç raporlama sürecine dahil edilmelidir.

KVK

Ticaret Sicili değişiklikleri

Şirket adresi, yöneticiler veya faaliyetler gibi bilgilerdeki değişikliklerin genellikle bir hafta içinde KVK’ya bildirilmesi gerekir. Bildirim yöntemi ve destekleyici belgeler değişikliğe bağlıdır.

Business.gov.nl: Hollanda Ticaret Sicili

UBO

UBO değişiklikleri

Bir kurumsal işlemin UBO kaydını etkileyip etkilemediği kontrol edilmelidir. KVK, UBO bilgilerindeki değişikliklerin resmîleşmesinden sonra yedi gün içinde bildirilmesi gerektiğini belirtir.

KVK: UBO kaydı ve değişiklikleri

OD

Ortaklar pay defteri

Hollanda BV’sinin yönetimi, ortaklar pay defterini güncel tutmaktan sorumludur. Mülkiyet, adres veya paylara bağlı haklardaki değişiklikler güncelleme gerektirebilir.

KVK: ortaklar pay defteri rehberi

YH

Yıllık hesaplar

Hollanda BV’lerinin genellikle yıllık hesap hazırlama, onay ve dosyalama yükümlülükleri bulunur. Uygulanabilir süre; finansal yıla, onay sürecine, mülkiyet durumuna ve esas sözleşmeye bağlıdır.

KVK: yıllık hesap dosyalama süreleri

İK

İşletme kayıtları

Hollanda’daki işletmelerin temel işletme kayıtlarını genellikle en az yedi yıl saklaması gerekir. Bazı bilgiler daha uzun saklama sürelerine veya ayrı gizlilik kurallarına tabi olabilir.

Business.gov.nl: işletme kayıtlarının saklanması

NT

Noterlik gerektiren değişiklikler

BV paylarının devri veya esas sözleşmenin değiştirilmesi gibi işlemler normalde Hollandalı bir medeni hukuk noteri gerektirir. Süreç; iç onayları, destekleyici bilgileri ve sonraki kayıt güncellemelerini koordine etmelidir.

Business.gov.nl: esas sözleşme

Sürekli ve ihtiyaca özel sekretarya hizmetleri

Bazı şirketlerin sürekli bir şirket sekretarya fonksiyonuna ihtiyacı vardır. Diğerleri tek bir değişiklik, şirket kayıtlarının incelenmesi veya belirli belgeler için destek ister. Kapsam; şirket sayısına, mevcut kayıtların durumuna, mülkiyet yapısına, beklenen değişikliklere, toplantı sıklığına ve gerekli uzman koordinasyonuna bağlı olabilir.

Gerekli kapsamı görüşün
Pratik yerel koordinasyon

Neden NetherBridge Partners?

Şirket sekretarya çalışmaları; şirket kayıtları, muhasebe, vergi, hukuk ve pratik işletme süreçleri ayrı sorumluluklar karıştırılmadan koordine edildiğinde daha etkili olur.

UO

Uluslararası şirket odağı

Hollanda şirketini yurt dışından yöneten yabancı ortakların, ana şirketlerin ve yöneticilerin karşılaştığı pratik konuları anlıyoruz.

BD

Bağlantılı kurumsal destek

Şirket kayıtları ve kurumsal işlemler ilgili muhasebe, vergi, hukuk ve bankacılık gereklilikleriyle koordine edilebilir.

ET

Net işlem takibi

Kurumsal işlemlerin yönetilebilir kalması için gerekli belgeleri, sorumlu tarafları, açık soruları ve sonraki adımları belirleriz.

İlgili hizmetler

Hollanda şirketinin tüm yaşam döngüsü için destek

Şirket sekretarya çalışmaları çoğu zaman kuruluş, şirketler hukuku, muhasebe, yıllık hesaplar ve vergi uyumuyla bağlantılıdır.

Sıkça SorulanSorular

Hollanda BV’si için şirket sekreteri zorunlu mudur?

Hollanda BV’sinin ayrı bir resmî şirket sekreteri ataması genellikle gerekmez. Yöneticiler şirketi yönetmekten ve görevlerine bağlı yükümlülükleri yerine getirmekten sorumludur. Sekretarya hizmetleri ilgili kayıtlar, belgeler ve koordinasyon konusunda pratik destek sağlar.

Şirket sekretarya hizmetlerine neler dahildir?

Hizmet; şirket dosyasının düzenlenmesini, ortaklar pay defteri desteğini, karar ve tutanakların hazırlanmasını, tekrar eden işlemlerin takip edilmesini ve KVK, UBO, noterlik, muhasebe ve danışmanlık süreçlerinin koordinasyonunu içerebilir.

Yabancı ortaklı bir Hollanda şirketini destekleyebilir misiniz?

Evet. NetherBridge Partners; yabancı ortakları, yabancı ana şirketleri ve yurt dışında ikamet eden yöneticileri bulunan Hollanda BV’lerini ve iştirakleri destekler.

Şirketten kim sorumlu olmaya devam eder?

Şirketin yöneticileri ve ortakları kendilerine uygulanan sorumlulukları ve karar yetkilerini korur. Sekretarya desteği hazırlık, idare ve koordinasyona yardımcı olur; yönetimin veya ortakların yerine geçmez.

Ortaklar pay defterini güncelleyebilir misiniz?

Ortaklık bilgilerinin incelenmesini, düzenlenmesini ve güncellenmesini destekleyebiliriz. Defterin güncel tutulmasından BV yönetimi sorumludur. Pay devirleri ve bazı değişiklikler Hollandalı bir medeni hukuk noteri gerektirebilir.

KVK ve UBO değişikliklerinde yardımcı olabilir misiniz?

Gerekli bilgilerin belirlenmesine, destekleyici belgelerin hazırlanmasına ve ilgili güncelleme sürecinin koordinasyonuna yardımcı olabiliriz. Bildirim yöntemi ve imza yetkisi gereklilikleri değişikliğe ve şirketin koşullarına bağlıdır.

Hangi değişiklikler Hollandalı bir noter gerektirir?

BV kuruluşu, BV paylarının devri ve esas sözleşme değişiklikleri normalde Hollandalı bir medeni hukuk noteri gerektirir. Noter başka kurumsal yeniden yapılandırmalarda da görev alabilir.

Sekretarya hizmetleri yıllık hesapları içerir mi?

Sekretarya desteği, yıllık hesaplarla bağlantılı onay belgelerini, süre koordinasyonunu ve kurumsal kayıtları kapsayabilir. Finansal tablo hazırlığı ve muhasebe çalışması uygun muhasebe hizmeti kapsamında yürütülür.

Şirket sekretarya desteği uzaktan sağlanabilir mi?

Birçok belge ve koordinasyon işlemi uzaktan gerçekleştirilebilir. Orijinal belge, yüz yüze kimlik kontrolü, noterlik işlemi veya belirli bir imza gerekip gerekmediği kurumsal işleme ve üçüncü taraf gerekliliklerine bağlıdır.

Sürekli ve ihtiyaca özel destek sunuyor musunuz?

Evet. Hizmet, sürekli şirket idaresi veya yönetici değişikliği, UBO güncellemesi, yıllık karar, temettü kararı ya da eksik kayıtların incelenmesi gibi belirli bir işlem için düzenlenebilir.

Hollanda şirketinizin kayıtlarını düzenli tutun

Şirket türünüzü, KVK numaranızı, mülkiyet yapınızı ve ihtiyaç duyduğunuz desteği bize gönderin. NetherBridge Partners mevcut kayıtları inceleyerek gerekli olabilecek belgeleri, işlemleri ve uzman koordinasyonunu açıklayacaktır.

Şirket sekretarya desteği talep edin