Elke Nederlandse besloten vennootschap (BV) moet een administratie voeren waaruit op elk moment haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend, en die administratie zeven jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en voor de btw-regeling One Stop Shop van de EU geldt een bewaarplicht van tien jaar. De boekhouding is ook de basis voor de btw-aangiften, de aangifte vennootschapsbelasting en de jaarrekening van de BV, elk met een eigen deadline.
In deze gids leest u wat een Nederlandse BV volgens de wet moet vastleggen, hoe lang de bewaarplicht geldt, voor welke deadlines de boekhouding de cijfers moet leveren en wat er gebeurt als de administratie niet op orde is. Dezelfde regels gelden voor een naamloze vennootschap (NV), en de meeste ook voor een stichting.
Administratieplicht en bewaarplicht in het kort
- Wie is verantwoordelijk: het bestuur. De bestuurders blijven verantwoordelijk, ook als de boekhouding is uitbesteed.
- Wat u moet bewaren: een volledige administratie, met onder meer het grootboek, de debiteuren en crediteuren, de voorraad, de in- en verkoop, de loonadministratie als de BV personeel heeft, en de onderliggende facturen, bankafschriften en contracten.
- Hoe lang: zeven jaar; tien jaar voor gegevens over onroerende zaken en voor de btw-administratie van de One Stop Shop (OSS).
- Op papier of digitaal: beide is toegestaan. Digitale gegevens moeten leesbaar blijven, samen met de software die nodig is om ze te openen.
- Btw-aangiften: meestal per kwartaal, uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal.
- Vennootschapsbelasting: bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar moet de aangifte uiterlijk 1 juni van het volgende jaar zijn ingediend, tenzij uitstel is verleend.
- Jaarrekening: opmaken binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, en uiterlijk 12 maanden na afloop ervan deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK).
- Risico: bij een faillissement kan een gebrekkige administratie de bestuurders persoonlijk aansprakelijk maken voor de schulden van de vennootschap.
De wettelijke administratieplicht
Er gelden twee soorten regels. Volgens het Burgerlijk Wetboek (artikel 2:10) moet het bestuur van een BV een administratie voeren over de vermogenstoestand en de werkzaamheden van de vennootschap, zodanig dat op elk moment haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Het bestuur moet deze boeken en bescheiden zeven jaar bewaren.
Het belastingrecht voegt daar een eigen bewaarplicht aan toe. De Belastingdienst kan de administratie achter elke belastingaangifte opvragen, en de bewaarplicht loopt door nadat het bedrijf is gestopt: de administratie van een ontbonden vennootschap moet worden bewaard gedurende zeven jaar nadat ze heeft opgehouden te bestaan.
Wat een BV moet vastleggen
De Belastingdienst noemt de kern van de administratie de “basisgegevens”. Die moeten altijd de volle zeven jaar worden bewaard:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de loonadministratie, als de BV werknemers heeft;
- gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden.
In de praktijk bevat de administratie van een BV ook:
- kopieën van alle verkoopfacturen en de originele inkoopfacturen, die moeten voldoen aan de Nederlandse factuureisen;
- bankafschriften, de kasadministratie en overzichten van betaalplatforms;
- contracten, zoals huurovereenkomsten, leningen en overeenkomsten met leveranciers en klanten;
- een register van de vaste activa en de afschrijvingen daarop;
- de rekening-courant tussen de BV en haar directeur-grootaandeelhouder;
- afspraken en prijzen voor transacties met groepsmaatschappijen, die op grond van de regels voor verrekenprijzen nodig kunnen zijn;
- de btw-aangiften en de onderliggende berekeningen.
Hoe lang u uw administratie moet bewaren
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Basisgegevens (grootboek, debiteuren en crediteuren, voorraad, in- en verkoop, loonadministratie) | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken | 10 jaar |
| Leveringen en diensten die zijn aangegeven via de btw-regelingen van de One Stop Shop (OSS) | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als dat met de Belastingdienst is afgesproken |
| Administratie van een ontbonden BV | 7 jaar nadat de BV heeft opgehouden te bestaan |
De bewaartermijn gaat in zodra een gegeven niet meer actueel is. Een huurcontract van vier jaar blijft bijvoorbeeld in de administratie zolang het loopt; de zeven jaar gaan in wanneer het afloopt. Een afspraak met de Belastingdienst over kortere termijnen geldt nooit voor de basisgegevens, en andere overheidsinstanties zijn er niet aan gebonden.
Administratie op papier of digitaal
Een BV mag haar administratie digitaal bewaren en papieren stukken omzetten naar digitale bestanden, zolang de omzetting volledig en juist is en de gegevens gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar en leesbaar blijven. De uitzondering vormen de balans en de staat van baten en lasten die het bestuur elk jaar op papier stelt: bewaar die op papier.
Digitale bestanden afdrukken is niet genoeg. Houdt u de administratie bij in boekhoudsoftware, dan moeten de bestanden bij een controle toegankelijk en bruikbaar blijven, samen met de software die nodig is om ze te lezen. Controleer dit voordat u overstapt op een nieuw boekhoudpakket.
De deadlines waarvoor uw boekhouding de cijfers levert
| Verplichting | Deadline (boekjaar gelijk aan het kalenderjaar) |
|---|---|
| Btw-aangifte | Meestal per kwartaal, uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal (bijvoorbeeld 30 april voor januari tot en met maart). Sommige bedrijven doen maandelijks of jaarlijks aangifte |
| Aangifte loonheffingen | Elke maand (of elke vier weken), als de BV werknemers heeft |
| Aangifte vennootschapsbelasting | Uiterlijk 1 juni van het volgende jaar; meestal is uitstel van vijf maanden mogelijk (tot 1 november) |
| Jaarrekening | Opmaken binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar (31 mei), alleen bij bijzondere omstandigheden te verlengen met maximaal vijf maanden; deponeren bij de KVK binnen acht dagen na de vaststelling en uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar. Zie de deponeringstermijn van de jaarrekening |
Een BV die geen omzet heeft gehad, moet toch een administratie bijhouden, aangifte vennootschapsbelasting doen en een jaarrekening deponeren bij de KVK. Is de BV voor de btw geregistreerd, dan doet ze ook btw-aangifte, zelfs als er niets aan te geven is.
Bedrijven die de kleineondernemersregeling gebruiken (KOR, bij een omzet van maximaal €20.000 per jaar), doen geen btw-aangifte, maar moeten wel hun administratie bijhouden.
Wat er gebeurt als de administratie niet op orde is
- Belasting: de Belastingdienst kan de verschuldigde belasting schatten, en op te late of ontbrekende aangiften kunnen boetes volgen.
- Bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement: heeft het bestuur geen goede administratie gevoerd (artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek) of de jaarrekening niet op tijd gedeponeerd (artikel 2:394), dan gaat de wet ervan uit dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement was. Elke bestuurder kan dan persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schulden die in het faillissement onbetaald blijven (artikel 2:248). Een onbelangrijk verzuim wordt niet in aanmerking genomen.
- Controles en banken: een onvolledige administratie vertraagt de jaarrekening, een accountantscontrole als die verplicht is, en beoordelingen door banken of investeerders.
Zelf de boekhouding doen of uitbesteden
De Nederlandse wet verplicht een BV niet om een accountant in te schakelen. Veel eigenaren van kleine BV’s doen hun eigen boekhouding met boekhoudsoftware. BV’s met buitenlandse eigenaren besteden de boekhouding vaak uit, omdat de Nederlandse regels voor btw, vennootschapsbelasting en de jaarrekening, en de deadlines hierboven, vanuit het buitenland gemakkelijk over het hoofd worden gezien. Hoe dan ook blijven de bestuurders verantwoordelijk voor de administratie.
Hoe NetherBridge Partners helpt
Wij voeren de boekhouding van Nederlandse BV’s en internationale groepen, ook in het Engels: het boeken van transacties, aansluitingen, btw-aangiften, aangiften vennootschapsbelasting, de jaarrekening en de deponering daarvan bij de KVK. Bekijk onze dienst volledige boekhouding en accountancy en ons overzicht boekhouding en advies, of neem contact met ons op voor een offerte.
De regels en bedragen in dit artikel zijn in november 2026 gecontroleerd bij de Belastingdienst, business.gov.nl, de KVK en het Burgerlijk Wetboek.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een BV haar administratie bewaren?
Zeven jaar. Gegevens over onroerende zaken en gegevens over leveringen en diensten onder de btw-regeling One Stop Shop moeten tien jaar worden bewaard. De administratie van een ontbonden BV moet worden bewaard gedurende zeven jaar nadat de BV heeft opgehouden te bestaan.
Heeft een BV een accountant nodig?
Wettelijk niet. De bestuurders mogen de boekhouding zelf doen. Een accountantscontrole is alleen verplicht voor middelgrote en grote vennootschappen.
Mag de boekhouding van een BV in het Engels?
Ja. De wet schrijft geen taal voor de administratie voor, en de jaarrekening mag in het Engels worden opgesteld als de aandeelhouders daartoe besluiten.
Mag ik de administratie alleen digitaal bewaren?
Ja, zolang de gegevens gedurende de hele bewaartermijn volledig, toegankelijk en leesbaar blijven, inclusief de software die nodig is om ze te openen. De balans en de staat van baten en lasten moeten daarnaast op papier worden bewaard.
Wat als mijn BV geen omzet heeft?
Dan moet de BV toch een administratie bijhouden, aangifte vennootschapsbelasting doen en een jaarrekening deponeren bij de KVK. Is de BV voor de btw geregistreerd, dan doet ze ook btw-aangifte, zelfs als er niets aan te geven is.
Wie is aansprakelijk als de administratie niet goed wordt bijgehouden?
De bestuurders. Bij een faillissement kunnen een gebrekkige administratie of het te laat deponeren van de jaarrekening elke bestuurder persoonlijk aansprakelijk maken voor de schulden die onbetaald blijven.
