UBO-register: wie is UBO en hoe schrijft u UBO’s in bij KVK? (2026)

Bv’s, nv’s, stichtingen, de meeste verenigingen en personenvennootschappen zoals de vof moeten hun uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) inschrijven in het UBO-register van KVK. Een UBO is de persoon die uiteindelijk eigenaar is van uw organisatie of er zeggenschap over heeft, meestal met meer dan 25% van de aandelen of stemmen. Een eenmanszaak hoeft geen UBO in te schrijven.

U leest hier wie de UBO is bij uw rechtsvorm, ook bij een holding of stichting, hoe u UBO’s inschrijft, welke termijnen gelden, wie het register inziet en wat er gebeurt als u te laat bent. In september 2026 stuurde DFEI, de handhaver van het ministerie van Financiën, waarschuwingsbrieven aan organisaties zonder UBO-registratie.

In het kort

• Wie is UBO: een mens met direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, de stemmen of het eigendomsbelang, of met feitelijke zeggenschap. Anders schrijft u de bestuurders (of vennoten) in.
• Wie moet inschrijven: niet-beursgenoteerde bv’s en nv’s, alle stichtingen, de meeste verenigingen, coöperaties, vof’s, cv’s en maatschappen.
• Wie niet: eenmanszaken, vve’s, beursgenoteerde vennootschappen en hun 100%-dochters.
• Nieuwe organisatie: de UBO’s worden bij de oprichting ingeschreven, meestal via de notaris.
• Wijziging: binnen 7 dagen doorgeven.
• Inzage: het register is niet openbaar.
• Boete: maximaal €27.500, of een dwangsom zonder maximum.

Wie is UBO?

Een UBO is altijd een mens: een rechtspersoon kan nooit UBO zijn. Welke belangen meetellen, staat in artikel 3 van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 en verschilt per rechtsvorm:

Rechtsvorm	UBO is wie	Geldt dat voor niemand?
Bv, nv, SE, SCE	Meer dan 25% van de aandelen, stemmen of het economisch belang heeft, of feitelijke zeggenschap	Alle statutair bestuurders
Stichting, vereniging, coöperatie	Recht heeft op meer dan 25% van het vermogen, meer dan 25% van de stemmen heeft bij een statutenwijziging, of feitelijke zeggenschap	Alle statutair bestuurders
Vof, cv, maatschap, rederij	Recht heeft op meer dan 25% van het vermogen, meer dan 25% van de stemmen heeft bij een wijziging van de vennootschapsovereenkomst, of feitelijke zeggenschap	Alle vennoten of maten, behalve commanditaire vennoten

U loopt de belangen in deze volgorde na en schrijft elke UBO in met het eerste belang dat geldt. Bij aandelen, stemmen of een eigendomsbelang geeft u de omvang op in een klasse: meer dan 25% tot en met 50%, meer dan 50% tot en met 75%, of meer dan 75% tot en met 100%. Precies 25% is niet genoeg. Feitelijke zeggenschap is invloed zonder formele rol.

De bestuurders schrijft u alleen in als “pseudo-UBO” als u na het uitputten van alle middelen, en zonder gronden voor verdenking, niemand vindt, of als er twijfel is over de gevonden persoon.

Bv met een holding

Werkt u als dga via een persoonlijke holding, dan bent u UBO van de holding én van de werkmaatschappij: er wordt telkens naar de mens achter de aandeelhouder gekeken. Per KVK-nummer doet u een aparte UBO-opgave; bij de werkmaatschappij voegt u een organogram toe.

Voor ketens met kleinere belangen geeft de wet geen rekenformule. De Algemene leidraad Wwft kijkt per laag naar de invloed: wie op enige wijze aan de 25% komt, is UBO. Hebt u 60% van een holding die 40% van de stemmen in de bv heeft, dan bepaalt u die 40%: reken erop dat u als UBO wordt ingeschreven, ook al is 60% van 40% maar 24%. Laat zo’n structuur controleren.

Stichting en vereniging

Bij een stichting kijkt u eerst naar de begunstigden volgens de statuten: zijn er drie of minder, dan zijn ze UBO. Daarna telt het stemrecht bij een statutenwijziging: drie bestuurders met elk één stem zijn alle drie UBO (33,3%), vier bestuurders met elk 25% niet via hun stemrecht. Een lid van de raad van toezicht (rvt) is alleen UBO als de rvt zelf de statuten wijzigt en dat lid meer dan 25% van de stemmen heeft. Een grote donateur kan UBO zijn door feitelijke zeggenschap. Bij een vereniging met veel leden heeft zelden iemand meer dan 25%; dan zijn de bestuurders de UBO’s.

Moet uw organisatie UBO’s inschrijven?

De plicht geldt voor organisaties die in Nederland zijn opgericht. Volgens KVK hoeven deze organisaties geen UBO’s in te schrijven:

• eenmanszaken;
• beursgenoteerde bv’s en nv’s en hun 100%-(klein)dochters;
• verenigingen van eigenaars (vve’s);
• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid zonder onderneming;
• rechtspersonen in oprichting en publiekrechtelijke rechtspersonen;
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, zoals gilden en hofjes.

De andere Nederlandse rechtsvormen moeten dat wel; van de kerkgenootschappen alleen de organisaties die daarover een brief van KVK kregen. Zet u uw eenmanszaak om naar een bv, dan worden bij de inschrijving van de bv ook de UBO’s ingeschreven. Een buitenlandse rechtspersoon met alleen een vestiging hier schrijft zijn UBO’s in het eigen land in. Voor trusts en fondsen voor gemene rekening is er een apart UBO-register voor trusts.

UBO inschrijven: zo werkt het

1. Bepaal wie de UBO’s zijn. KVK doet dat niet voor u; de UBO’s moeten u de informatie geven.
2. Verzamel de gegevens: naam, geboortedatum, -plaats en -land, nationaliteit, woonland, woonadres en burgerservicenummer (BSN). Woont een UBO in het buitenland zonder BSN, dan geeft u het buitenlandse fiscale identificatienummer (TIN) en het land van uitgifte op.
3. Kopieer het identiteitsbewijs van elke nieuwe UBO: paspoort, identiteitskaart, Nederlands rijbewijs of verblijfsdocument, voor- en achterkant, in kleur en op ware grootte. Het BSN moet leesbaar blijven; de foto mag u onherkenbaar maken.
4. Voeg documenten toe waaruit het belang blijkt, zoals het aandeelhoudersregister of de statuten. Bij pseudo-UBO’s, of bij een ingeschreven enig aandeelhouder die zelf direct alle aandelen heeft, is dat niet nodig.
5. Doe de UBO-opgave als tekenbevoegde, bijvoorbeeld als bestuurder: online met DigiD, in één keer, of per post met ook een kopie van uw eigen identiteitsbewijs. Ook een notaris mag de opgave doen.
6. Controleer de verwerking. De organisatie en elke UBO krijgen een bevestigingsbrief. In Mijn KVK bestelt u een gewaarmerkt UBO-uittreksel voor €3,10.

Termijnen

Situatie	Termijn
Nieuwe bv, stichting of andere organisatie	UBO’s worden ingeschreven bij de eerste inschrijving, via de notaris of aan de KVK-balie, niet online. Een rechtspersoon schrijft u in binnen een week na de oprichting.
Wijziging, bijvoorbeeld door een aandelenoverdracht	Binnen 7 dagen nadat de wijziging geldig is geworden
Iemand is geen UBO meer	Binnen 7 dagen uitschrijven; kijk ook of iemand anders UBO wordt
Bestaande organisatie	Had uiterlijk 27 maart 2022 moeten inschrijven; uitstel is niet mogelijk

UBO’s in het buitenland

Woonplaats en nationaliteit maken niet uit; bij een buitenlandse moedervennootschap kijkt u door naar de mensen erachter. Heeft de tekenbevoegde geen DigiD, dan gaat de opgave per post. Lees ook waarom een BSN nuttig is voor niet-ingezeten bestuurders en aandeelhouders.

Wie is de UBO? Voorbeelden

Situatie	UBO
U hebt als dga zelf alle aandelen van uw bv	U (meer dan 75% tot en met 100%)
Uw holding heeft alle aandelen van de werkmaatschappij; u hebt alle aandelen van de holding	U, in beide bv’s
Twee dga’s hebben elk via hun eigen holding 50% van de werkmaatschappij	Beide dga’s (meer dan 25% tot en met 50%)
Een stak houdt de aandelen; twee certificaathouders hebben 30 en 70 certificaten	Beide certificaathouders, door hun economisch belang
Vier aandeelhouders met elk precies 25%, zonder andere zeggenschap	Alle statutair bestuurders, als pseudo-UBO
Een vof met twee vennoten die winst en vermogen 50/50 delen	Beide vennoten

Wie kan het UBO-register inzien?

Sinds de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 22 november 2022 is het UBO-register niet meer openbaar. Op 16 juli 2025 trad de Wijzigingswet beperking toegang UBO-registers in werking. Volgens KVK geldt nu:

Wie	Wat
U als UBO, en uw eigen organisatie	De eigen registratie, via Mijn KVK
Wwft-instellingen zoals banken, accountants en advocaten, voor hun cliëntenonderzoek	Naam, geboortemaand en -jaar, woonland, nationaliteit en de aard en omvang van het belang
De FIU, toezichthouders, Belastingdienst, FIOD, politie, Openbaar Ministerie, notarissen en andere aangewezen overheidsinstanties	Alle gegevens, ook het BSN of TIN en het woonadres
Iedereen anders	Niets

Sinds het tweede kwartaal van 2026 stelt KVK de toegang stap voor stap weer open, te beginnen bij notarissen en banken; zolang hun sector nog geen toegang heeft, vragen instellingen u om een gewaarmerkt uittreksel. Toegang voor journalisten en anderen met een legitiem belang is er nog niet: de regels daarvoor zijn in voorbereiding.

Terugmelding door uw bank of accountant

Banken, accountants, notarissen en andere Wwft-instellingen mogen niet alleen op het UBO-register afgaan. Zien zij bij hun cliëntenonderzoek een ontbrekende UBO, iemand die ten onrechte als UBO staat ingeschreven of een onjuist belang, dan moeten zij dat aan KVK melden. KVK beslist dan of de gegevens worden aangepast; tegen dat besluit staan bezwaar en beroep open. Organisaties zonder juiste registratie geeft KVK door aan DFEI. Uw UBO’s doorgeven aan de bank is niet genoeg.

Boete en handhaving

Na twee herinneringen van KVK krijgt een organisatie zonder UBO-registratie een brief van DFEI. Vanaf de datum op die brief hebt u 3 weken om de UBO’s in te schrijven of, als de organisatie niet meer actief is, haar uit te schrijven. Wie dan alsnog goed inschrijft, kan een boete voorkomen. Anders kan DFEI optreden:

• Bestuurlijke boete: maximaal €27.500 (artikel 47b Handelsregisterwet 2007).
• Last onder dwangsom: zonder maximumbedrag (artikel 47a).
• Economisch delict: niet inschrijven is ook strafbaar op grond van de Wet op de economische delicten, met hechtenis van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete van de vierde categorie (€27.500 in 2026); aan een rechtspersoon kan de rechter zo nodig een geldboete tot €110.000 opleggen.

Wat verandert er in juli 2027?

Vanaf 10 juli 2027 geldt de Europese antiwitwasverordening (EU) 2024/1624 rechtstreeks. Dan telt een belang van 25% of meer, worden indirecte belangen berekend door de percentages in de keten te vermenigvuldigen, met daarnaast een toets op wie de tussenliggende vennootschappen beheerst, en moet u wijzigingen uiterlijk binnen 28 kalenderdagen melden. Volgens DFEI verandert ook de vrijstelling voor beursgenoteerde vennootschappen. Tot dan gelden de regels in dit artikel.

Hoe NetherBridge Partners helpt

Via ons vennootschapssecretariaat verzamelen we de eigendoms- en zeggenschapsinformatie, beoordelen we of een aandelenoverdracht of andere gebeurtenis uw UBO-registratie raakt en coördineren we de opgave met KVK of de notaris. Bij een nieuwe vennootschap hoort de UBO-registratie bij onze begeleiding bij een bv oprichten. Neem contact op als u uw structuur wilt laten controleren.

De regels in dit artikel zijn in november 2026 gecontroleerd bij KVK, DFEI, het Ondernemersplein, de Handelsregisterwet 2007 en de Wwft met hun besluiten, de Algemene leidraad Wwft en EUR-Lex.

Veelgestelde vragen