Skip to main content
Corporate administratie voor Nederlandse ondernemingen

Vennootschaps-secretariaat in Nederland

Houd de corporate documenten, besluiten en registergegevens van uw Nederlandse onderneming georganiseerd en actueel.

NetherBridge Partners ondersteunt Nederlandse BV’s, buitenlandse dochterondernemingen, internationale groepen en niet-ingezeten bestuurders met praktisch vennootschapssecretariaat.

Wij helpen het vennootschapsdossier bij te houden, documenten voor te bereiden, KVK- en UBO-wijzigingen te coördineren en waar nodig af te stemmen met de accountant, belastingadviseur, jurist of notaris.

Bespreek uw secretariële ondersteuning Bekijk de dienstverlening
Kort antwoord

Wat houdt vennootschapssecretariaat in?

Vennootschapssecretariaat helpt een onderneming haar corporate documenten te organiseren, formele besluiten vast te leggen, terugkerende verplichtingen te bewaken en wijzigingen met Nederlandse instanties en professionele adviseurs te coördineren.

Een Nederlandse BV hoeft doorgaans geen vennootschapssecretaris als afzonderlijke statutaire functionaris te benoemen, zoals in sommige andere rechtsgebieden gebruikelijk is. De bestuurders blijven verantwoordelijk voor het bestuur van de vennootschap en de verplichtingen die bij hun functie horen.

Secretariële ondersteuning biedt bestuurders en aandeelhouders een gestructureerde manier om de bijbehorende documenten, dossiers en vervolgacties te beheren. De passende dienstverlening hangt af van de rechtsvorm, statuten, aandeelhoudersstructuur, activiteiten en bestaande administratie.

Dienstverlening

Wat valt onder onze secretariële ondersteuning?

De dienstverlening kan doorlopend of voor een specifieke vennootschappelijke gebeurtenis worden ingericht. Vooraf bevestigen wij de werkzaamheden, verantwoordelijkheden, benodigde documenten en betrokken externe partijen.

01

Vennootschapsdossier en corporate documenten

Wij helpen oprichtingsdocumenten, statuten, KVK-uittreksels, besluiten, notulen, volmachten en andere belangrijke documenten in een duidelijk dossier te organiseren.

02

Ondersteuning bij het aandeelhoudersregister

Wij helpen aandeelhoudersinformatie te controleren en actueel te houden. Voor aandelenoverdrachten en bepaalde rechten op aandelen kan een Nederlandse notaris nodig zijn.

03

Bestuurs- en aandeelhoudersdocumentatie

Wij kunnen agenda’s, schriftelijke besluiten, goedkeuringsdocumenten en notulen voor routinematige besluiten voorbereiden. Uitgebreidere bestuursprocessen kunnen binnen onze governance-ondersteuning worden behandeld.

04

Coördinatie van KVK-wijzigingen

Wij ondersteunen bij wijzigingen van bestuurders, gevolmachtigden, adressen, activiteiten en andere gegevens die in het Handelsregister zijn opgenomen.

05

UBO-registratie en updates

Wij helpen eigendoms- en zeggenschapsinformatie verzamelen, beoordelen of een gebeurtenis de UBO-registratie beïnvloedt en de passende registratiestappen coördineren.

06

Jaarlijkse corporate kalender

Wij helpen terugkerende acties bewaken, waaronder documentatie rond de vaststelling van de jaarrekening, vennootschappelijke besluiten en afstemming met boekhoudkundige en fiscale teams.

07

Ondersteuning bij vennootschappelijke wijzigingen

Wij ondersteunen bij de documenten en actielijst wanneer bestuurders, aandeelhouders, eigendomsstructuren of andere vennootschapsgegevens veranderen.

08

Coördinatie met adviseurs en instanties

Wij stemmen af met accountants, belastingadviseurs, juristen, notarissen, banken en Nederlandse instanties wanneer hun betrokkenheid nodig is.

Elke onderneming is anders. De benodigde acties hangen af van de statuten, aandeelhoudersafspraken, eigendomsstructuur, bestaande registraties en aard van het voorgenomen besluit.
Internationale ondernemingen

Voor wie is vennootschapssecretariaat relevant?

De dienstverlening is vooral nuttig als een onderneming geen interne Nederlandse corporate functie heeft of belangrijke besluiten vanuit een ander land worden beheerd.

BV

BV’s met buitenlandse aandeelhouders

Buitenlandse aandeelhouders krijgen een lokaal coördinatiepunt voor documenten, besluiten, registerwijzigingen en communicatie met professionele adviseurs.

DO

Nederlandse dochterondernemingen

Wij helpen de Nederlandse documentatie en compliance-acties af te stemmen op de goedkeuringsprocessen van de buitenlandse moedermaatschappij.

NB

Niet-ingezeten bestuurders

Bestuurders buiten Nederland kunnen praktische ondersteuning krijgen bij Nederlandse documenten, correspondentie, handtekeningen en vervolgacties.

IG

Internationale groepen

Groepen met Nederlandse entiteiten kunnen behoefte hebben aan consistente dossiers, eigendomsinformatie, besluitdocumenten en afstemming met groepsfuncties.

GO

Groeiende ondernemingen

Extra structuur kan nodig worden wanneer investeerders, bestuurders, financieringen of rapportagevereisten complexer worden.

OD

Ondernemingen met onvolledige dossiers

Wij kunnen het beschikbare dossier beoordelen, hiaten identificeren en de stappen coördineren om documenten te reconstrueren of actualiseren.

Vennootschappelijke gebeurtenissen

Wanneer kan uw Nederlandse onderneming ondersteuning nodig hebben?

Een wijziging kan meerdere documenten en registraties tegelijk beïnvloeden. De vereiste acties moeten steeds aan de omstandigheden van de onderneming worden getoetst.

Gebeurtenis Mogelijke documenten Mogelijke vervolgstappen
Benoeming of vertrek van een bestuurder Aandeelhouders- of bestuursbesluit, aanvaardings- of ontslagdocumentatie en bijgewerkte bevoegdheidsgegevens. KVK-melding en controle van mogelijke gevolgen voor UBO-gegevens of bankbevoegdheden.
Adreswijziging Interne goedkeuring en waar toepasselijk bewijs van het nieuwe adres. KVK-update, aanpassing van correspondentie en kennisgeving aan relevante adviseurs.
Wijziging van activiteiten Beschrijving van de gewijzigde activiteiten en waar nodig interne goedkeuring. KVK-update en mogelijke beoordeling van fiscale, btw-, vergunning-, verzekerings- of bankzaken.
Aandelenoverdracht Goedkeuringen, transactiedocumenten, eigendomsinformatie en het bestaande aandeelhoudersregister. Notariële betrokkenheid, actualisering van het aandeelhoudersregister en UBO-beoordeling.
Wijziging in eigendom of zeggenschap Bijgewerkt organisatieschema, transactiedocumenten en onderliggende UBO-informatie. UBO-update, KVK-beoordeling en mogelijke meldingen aan banken of andere partijen.
Statutenwijziging Aandeelhoudersgoedkeuringen en voorgestelde wijzigingen. Notariële akte, KVK-coördinatie en actualisering van het vennootschapsdossier.
Vaststelling van de jaarrekening Jaarrekening, bestuursdocumentatie en vaststellingsbesluit of notulen. Afstemming met de accountant en deponering bij KVK binnen de toepasselijke termijn.
Dividendbesluit Aandeelhoudersbesluit, bestuursgoedkeuring en ondersteunende financiële informatie. Corporate, financiële en fiscale beoordeling vóór betaling en eventuele belastingaangifte.
Investering, financiering of verkoop Goedkeuringen, volmachten, eigendomsgegevens en andere vennootschapsdocumenten. Afstemming met transactieadviseurs, banken, investeerders, juristen of notarissen.
Duidelijke verantwoordelijkheden

Wie doet wat?

Voor één gebeurtenis kunnen meerdere professionals nodig zijn. Een duidelijke rolverdeling helpt ontbrekende documenten, dubbel werk en onduidelijke verantwoordelijkheid voorkomen.

Rol Hoofdverantwoordelijkheid Typische betrokkenheid
Bestuurders Besturen de vennootschap, nemen bestuursbesluiten en dragen de verantwoordelijkheden die bij hun functie horen. Acties goedkeuren, informatie verstrekken, documenten ondertekenen en compliance bewaken.
Aandeelhouders Oefenen rechten uit en nemen besluiten die volgens wet, statuten of afspraken aan hen zijn toegewezen. Bestuurders benoemen, de jaarrekening vaststellen en andere voorbehouden onderwerpen goedkeuren.
Vennootschapssecretariaat Organiseert documenten, bereidt routinematige stukken voor en coördineert afgesproken acties. Dossierbeheer, besluiten, notulen, kalenders en KVK- en UBO-coördinatie.
Accountant of boekhouder Beheert financiële administratie en stelt rapportages op binnen de afgesproken opdracht. Boekhouding, jaarrekening, financiële informatie en deponeringsondersteuning.
Notaris Voert werkzaamheden uit waarvoor een Nederlandse notariële akte of andere notariële betrokkenheid nodig is. Oprichting, aandelenoverdracht, statutenwijziging en bepaalde herstructureringen.
Jurist of advocaat Verstrekt juridische analyse en vertegenwoordiging binnen de afgesproken professionele opdracht. Complexe corporate zaken, contracten, geschillen, governance en transacties.
Ondernemingsrecht Boekhouding en rapportage Fiscale compliance
Onze aanpak

Hoe werkt het vennootschapssecretariaat?

Wij beginnen bij de huidige situatie en de benodigde ondersteuning. Zo kunnen dringende correcties worden onderscheiden van terugkerende administratie en toekomstige corporate acties.

STAP 01

De onderneming begrijpen

Wij beoordelen rechtsvorm, eigendomsstructuur, bestuurders, activiteiten en gevraagde ondersteuning.

STAP 02

Documenten verzamelen

Beschikbare oprichtings-, aandeelhouders-, UBO-, register-, besluit- en jaarrekeningdocumenten worden verzameld.

STAP 03

Het dossier beoordelen

Wij vergelijken de documenten met de huidige structuur en identificeren ontbrekende of tegenstrijdige informatie.

STAP 04

Een actielijst opstellen

Wij zetten de benodigde documenten, besluiten, registraties, specialistische inzet en informatie uiteen.

STAP 05

Voorbereiden en coördineren

Documenten en afgesproken meldingen worden voorbereid of afgestemd met bestuurders, adviseurs en instanties.

STAP 06

Onderhouden en bewaken

Bij doorlopende ondersteuning worden het dossier, openstaande acties en de corporate kalender bijgehouden.

Het dossier voorbereiden

Welke documenten kunnen nodig zijn?

De benodigde documenten hangen af van de vraag of doorlopende ondersteuning, dossieronderzoek of hulp bij een specifieke wijziging nodig is.

Als documenten ontbreken, kan NetherBridge Partners beginnen met de beschikbare informatie en vaststellen wat moet worden opgevraagd, gereconstrueerd of bijgewerkt.

Oprichtingsakte
Inclusief de oorspronkelijke notariële documentatie.
Actuele statuten
De meest recente versie van de statuten.
KVK-uittreksel
Actuele gegevens uit het Handelsregister.
Aandeelhoudersregister
De eigendoms- en aandelengegevens van de BV.
UBO-informatie
Actuele eigendoms-, zeggenschaps- en bewijsstukken.
Organisatieschema
Vooral voor buitenlandse of meerlagige structuren.
Eerdere besluiten
Bestuurs- en aandeelhoudersbesluiten en notulen.
Jaarrekeningen
Recente financiële jaarstukken en vaststellingsdocumentatie.
Bestuurdersgegevens
Waar relevant identificatie-, adres- en bevoegdheidsgegevens.
Officiële correspondentie
Relevante brieven van KVK, Belastingdienst of andere instanties.
Nederlandse registers en dossiers

Belangrijke aandachtspunten voor corporate administratie

Termijnen en registratiemethoden hangen af van de entiteit en gebeurtenis. Deze punten horen deel uit te maken van het interne rapportageproces.

KVK

Wijzigingen in het Handelsregister

Wijzigingen van onder meer adres, bestuurders of activiteiten moeten doorgaans binnen één week aan KVK worden doorgegeven. De registratiemethode en stukken hangen af van de wijziging.

Business.gov.nl: Handelsregister

UBO

UBO-wijzigingen

Bij een corporate gebeurtenis moet worden gecontroleerd of de UBO-registratie verandert. KVK vermeldt dat gewijzigde UBO-gegevens binnen zeven dagen na het officieel worden van de wijziging moeten worden gemeld.

KVK: UBO’s inschrijven en wijzigen

AR

Aandeelhoudersregister

Het bestuur van een BV is verantwoordelijk voor het actueel houden van het aandeelhoudersregister. Veranderingen in eigendom, adressen of rechten kunnen een update vereisen.

KVK: het aandeelhoudersregister

JR

Jaarrekening

Nederlandse BV’s hebben doorgaans verplichtingen rond het opstellen, vaststellen en deponeren van de jaarrekening. De termijn hangt af van boekjaar, vaststelling, eigendomssituatie en statuten.

KVK: uiterste deponeringstermijn

AD

Bedrijfsadministratie

Nederlandse ondernemingen moeten hun basisadministratie doorgaans minimaal zeven jaar bewaren. Voor bepaalde informatie kan een langere termijn of afzonderlijke privacyregel gelden.

Business.gov.nl: bedrijfsadministratie bewaren

NT

Notariële wijzigingen

Voor de overdracht van BV-aandelen en wijziging van de statuten is normaal gesproken een Nederlandse notaris nodig. Interne goedkeuringen, bewijsstukken en latere dossierupdates moeten worden afgestemd.

Business.gov.nl: statuten

Doorlopende en incidentele secretariële ondersteuning

Sommige ondernemingen hebben een doorlopende secretariaatsfunctie nodig. Andere zoeken hulp bij één wijziging, een dossieronderzoek of een specifieke set documenten. De dienstverlening kan afhangen van het aantal entiteiten, de staat van de dossiers, de eigendomsstructuur, verwachte wijzigingen, vergaderfrequentie en benodigde adviseurs.

Bespreek de benodigde dienstverlening
Praktische lokale coördinatie

Waarom NetherBridge Partners?

Vennootschapssecretariaat werkt het best wanneer corporate documenten, boekhouding, fiscaliteit, juridische zaken en praktische bedrijfsvoering worden afgestemd zonder de afzonderlijke verantwoordelijkheden te verwarren.

IO

Internationale ondernemingsfocus

Wij begrijpen de praktische vragen van buitenlandse aandeelhouders, moedermaatschappijen en bestuurders die een Nederlandse entiteit vanuit het buitenland beheren.

CO

Verbonden corporate ondersteuning

Vennootschapsdocumenten en corporate acties kunnen worden afgestemd op boekhoudkundige, fiscale, juridische en bancaire vereisten.

AT

Duidelijke actiebewaking

Wij identificeren benodigde documenten, verantwoordelijke partijen, openstaande vragen en vervolgstappen om corporate zaken beheersbaar te houden.

Gerelateerde diensten

Ondersteuning gedurende de hele levenscyclus van uw onderneming

Vennootschapssecretariaat hangt vaak samen met oprichting, ondernemingsrecht, boekhouding, jaarrekeningen en fiscale compliance.

CS

Corporate support

Bekijk secretariële, governance- en bankrekeningondersteuning voor Nederlandse ondernemingen.

Bekijk corporate support

BO

Bedrijf oprichten

Richt een Nederlandse BV, branch of dochteronderneming op en coördineer de overgang naar doorlopende administratie.

Bekijk oprichtingsdiensten

OR

Ondernemingsrecht

Ontvang ondersteuning bij Nederlandse corporate vragen, aandeelhouderszaken en vennootschappelijke wijzigingen.

Bekijk ondernemingsrecht

BR

Boekhouding en rapportage

Verbind corporate administratie met boekhouding, financiële rapportage en managementinformatie.

Bekijk boekhouddiensten

FC

Fiscale compliance

Stem corporate documenten af op Nederlandse belastingaangiften en terugkerende fiscale verplichtingen.

Bekijk belastingdiensten

VeelgesteldeVragen

Is een vennootschapssecretaris verplicht voor een Nederlandse BV?

Een Nederlandse BV hoeft doorgaans geen vennootschapssecretaris als afzonderlijke statutaire functionaris te benoemen. De bestuurders blijven verantwoordelijk voor het bestuur en de verplichtingen van de vennootschap. Secretariële diensten bieden praktische ondersteuning bij dossiers, documenten en coördinatie.

Wat valt onder vennootschapssecretariaat?

De dienstverlening kan dossierbeheer, ondersteuning bij het aandeelhoudersregister, besluiten en notulen, bewaking van terugkerende acties en coördinatie van KVK-, UBO-, notariële, boekhoudkundige en adviseurswerkzaamheden omvatten.

Kunnen jullie een BV met buitenlandse aandeelhouders ondersteunen?

Ja. NetherBridge Partners ondersteunt Nederlandse BV’s en dochterondernemingen met buitenlandse aandeelhouders, buitenlandse moedermaatschappijen en niet-ingezeten bestuurders.

Wie blijft verantwoordelijk voor de vennootschap?

De bestuurders en aandeelhouders behouden de verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden die op hen van toepassing zijn. Secretariële ondersteuning helpt bij voorbereiding, administratie en coördinatie, maar vervangt het bestuur of de aandeelhouders niet.

Kunnen jullie het aandeelhoudersregister bijhouden?

Wij kunnen de controle, organisatie en actualisering van aandeelhoudersinformatie ondersteunen. Het bestuur blijft verantwoordelijk voor een actueel register. Voor aandelenoverdrachten en bepaalde wijzigingen kan een notaris nodig zijn.

Kunnen jullie helpen met KVK- en UBO-wijzigingen?

Wij kunnen de benodigde informatie identificeren, ondersteunende stukken voorbereiden en het updateproces coördineren. De registratieroute en tekenbevoegdheid hangen af van de wijziging en de omstandigheden.

Voor welke wijzigingen is een Nederlandse notaris nodig?

Voor oprichting, overdracht van BV-aandelen en statutenwijzigingen is normaal gesproken een Nederlandse notaris nodig. Ook bij andere herstructureringen kan notariële betrokkenheid vereist zijn.

Omvat vennootschapssecretariaat ook de jaarrekening?

Secretariële ondersteuning kan vaststellingsdocumentatie, termijncoördinatie en de corporate documenten rond de jaarrekening omvatten. Het opstellen van de financiële jaarrekening en boekhoudwerk vallen onder een passende boekhoudkundige opdracht.

Kan de ondersteuning op afstand worden geleverd?

Veel document- en coördinatiewerk kan op afstand plaatsvinden. Of originele documenten, persoonlijke identificatie, notariële handelingen of specifieke ondertekening nodig zijn, hangt af van de gebeurtenis en eisen van derden.

Bieden jullie doorlopende en incidentele ondersteuning?

Ja. De dienstverlening kan worden ingericht voor doorlopende corporate administratie of voor een specifieke gebeurtenis, zoals een bestuurderswijziging, UBO-update, jaarlijks besluit, dividendbesluit of dossieronderzoek.

Houd de documenten van uw Nederlandse onderneming georganiseerd

Stuur ons de rechtsvorm, het KVK-nummer, de eigendomsstructuur en de gewenste ondersteuning. NetherBridge Partners beoordeelt de beschikbare documenten en licht de mogelijke acties en professionele coördinatie toe.

Vraag secretariële ondersteuning aan